其他文件抬头替换教程
更新时间：2026.06.01
1. 功能介绍
其他文件抬头替换功能用于处理 COA 和声明文件以外的业务文件。用户上传文件后，系统会根据已保存的抬头信息和模板设置，生成带有指定公司抬头信息的新文件，便于对外提供时统一文件展示形式，并减少源头厂家信息外露。
该功能适用于其他 Word、PDF、图片等文件需要统一处理抬头信息的情况。
支持生成内容包括：
- PDF 文件
- Word 文件
- AI 邮件回复建议
2. 计费说明
其他文件抬头替换按处理文件数量计费，处理 1 份文件会消耗 1 次任务处理数。AI 邮件回复功能限时免费，不消耗任务处理数。
3. 使用前准备
使用其他文件抬头替换前，建议先完成以下准备：
3.1 完成抬头信息配置
建议先进入 抬头信息配置 页面，保存公司名称、地址、Logo、印章和默认模板等信息。
如果尚未配置，相关字段会用系统占位符代替显示。
3.2 准备需要处理的业务文件
请提前准备需要替换抬头的业务文件。
支持上传格式包括：
- DOCX
- JPEG
- PNG
3.3 确认需要生成的文件类型
您可以根据业务需要选择生成：
- PDF 文档
- Word 文档
- AI 邮件回复建议
4. 操作步骤
第一步：上传需要处理的文件
进入其他文件抬头替换页面后，点击 选择文件，或将文件拖拽到上传区域。单次最多可处理 10 份文件。
上传后，文件会显示在上传列表中，您可以预览已上传的文件或继续添加新文件，也可以删除不需要处理的文件。
第二步：确认自定义设置
在页面右侧的 自定义设置 中，确认本次任务需要生成的内容。
可选择内容包括：
- 生成 PDF 文档：默认开启
- 生成 Word 文档：可按需开启
- AI 邮件回复建议：可按需开启
第三步：开始转换
确认上传文件和生成设置无误后，点击 开始转换。
系统会根据上传的文件数量进行处理，并按实际处理文件数扣除任务处理数。
*注：处理过程中请勿刷新页面，以免当前任务状态丢失。
第四步：下载转换文件
转换完成后，页面会显示生成后的文件列表。
您可以选择：
- 单独下载某个文件的 PDF 或 DOC
- 勾选多个文件后批量下载 PDF
- 勾选多个文件后批量下载 DOC
- 或者，点击 新建任务 重新上传文件处理
第五步：复制 AI 邮件回复
系统会在页面下方根据生成文件的内容生成英文和中文邮件回复建议。您可以点击 一键复制，将邮件内容复制后发送给客户。
如果对当前邮件内容不满意，可以点击 重新生成。每次任务最多支持重新生成 2 次。
*注：AI 生成内容仅作为邮件草稿建议，发送前建议根据实际客户、产品信息和业务沟通内容进行确认。
5. 常见问题及解答
问题1：我可以单次处理多份文件吗？
可以。单次最多支持上传 10 份文件。
问题2：支持处理哪些格式的文件？
支持 PDF、DOCX、JPEG 和 PNG 格式。
问题3：没有配置抬头信息可以使用吗？
可以使用。但如果从未完成必填项并保存配置，生成文件中的相关字段会显示系统占位符。完成必填项并保存后，已填写的字段会对应展示，未填写的选填字段会在生成文件中保持为空。
问题4：为什么输出的文件里会有占位信息？
通常是因为尚未填写必填字段并成功保存抬头信息。请先进入抬头信息配置页面，完成必填信息填写并点击保存设置，再重新生成文件。
问题5：为什么生成的文件里部分公司信息未展示？
通常与以下情况有关：1. 对应信息未在抬头信息配置页面填写并保存；2. 当前选择的模板未设置该字段的展示位置；3. 该字段主要用于文件正文内容处理，不显示在页眉、页脚或固定抬头区域中。
问题6：我可以修改生成文件的抬头样式吗？
可以。生成前，您可以在抬头信息配置页面设置默认模板。生成后，如已勾选生成 Word 文档，可下载 Word 文件后根据实际需求进一步编辑抬头样式。
问题7：选择生成 PDF 和生成 Word 有什么区别？
生成的 PDF 和 Word 文件在内容上没有区别，区别主要在于后续用途：PDF 文件格式固定，适合正式发送、存档或直接交付客户；Word 文件便于后续编辑，适合需要进一步调整内容或排版的情况。
问题8：AI 邮件可以直接发送给客户吗？
可以作为参考，但建议发送前根据客户名称、产品信息和实际沟通内容进行确认。
问题9：其他文件抬头替换如何计费？
其他文件抬头替换按实际处理文件数量计费。每成功处理 1 份文件，消耗 1 次任务处理数。AI 邮件回复功能目前限时免费，不消耗任务处理数。
问题10：如何获取更多生成次数？
您可以查看可用套餐，并根据使用需求选择购买：灵活次包按购买次数使用，适合不定期处理文件的用户；无限畅享包按月订购，有效期内可不限次数使用，适合高频处理文件的用户。此外，系统每天会赠送 1 次免费生成次数，可用于日常轻量使用。