声明文件生成教程
更新时间：2026.06.01
1. 功能介绍
声明文件生成功能用于根据产品名称快速生成常用声明文件。用户填写产品名称并选择需要生成的声明类型后，系统会根据已保存的抬头信息和模板设置，生成对应产品的声明文件。
该功能适用于需要为同一产品批量生成 Allergen、BSE、Gluten Free、Food Grade 等声明文件的情况。
支持生成内容包括：
- PDF 文件
- Word 文件
- AI 邮件回复建议
2. 计费说明
声明文件生成按产品名称计费。每处理 1 个产品名称，消耗 1 次任务处理数；无论本次选择 1 份声明文件还是多份声明文件，均按 1 次任务处理数计算。AI 邮件回复功能目前限时免费，不消耗任务处理数。
3. 使用前准备
使用声明文件生成功能前，建议先完成以下准备：
3.1 完成抬头信息配置
建议先进入 抬头信息配置 页面，保存公司名称、地址、Logo、印章和默认模板等信息。
如果尚未配置，相关字段会用系统占位符代替显示。
3.2 准备产品名称
请提前确认需要生成声明文件的产品名称。
建议使用英文产品名称，便于生成英文声明文件及邮件回复内容。
3.3 确认需要生成的文件类型
您可以根据业务需要选择生成：
- PDF 文档
- Word 文档
- AI 邮件回复建议
4. 操作步骤
第一步：填写产品名称
进入 声明文件生成 页面后，在顶部输入框中填写产品名称。
产品名称会自动应用到后续生成的声明文件正文中。
第二步：选择声明文件类型
在声明文件类型列表中，勾选本次需要生成的声明文件。
您可以根据需要勾选一个或多个声明文件类型，也可以使用 全选 或 取消选择 快速调整选择范围。
如需查看声明文件内容，可点击对应声明文件右侧的 预览。
第三步：确认自定义设置
选择声明文件类型后，请在页面右侧的 自定义设置 中确认本次任务的生成内容。
可选择内容包括：
- 生成 PDF 文档：默认开启
- 生成 Word 文档：可按需开启
- AI 邮件回复建议：可按需开启
第四步：开始转换
确认产品名称、声明类型和生成设置无误后，点击 开始转换。
系统会根据当前填写的产品名称和已选择的声明类型生成文件，并扣除 1 次任务处理数。
*注：处理过程中请勿刷新页面，以免当前任务状态丢失。
第五步：下载生成文件
生成完成后，页面会显示生成后的文件列表。
您可以选择：
- 单独下载某个文件的 PDF 或 DOC
- 勾选多个文件后批量下载 PDF
- 勾选多个文件后批量下载 DOC
- 或者，点击 新建任务 重新填写产品名称并生成文件
第六步：复制 AI 邮件回复
任务完成后，系统会根据本次生成的声明文件内容，自动生成英文和中文邮件回复建议。您可以点击 一键复制，将邮件内容复制后发送给客户。
如果对当前邮件内容不满意，可以点击 重新生成。每次任务最多支持重新生成 2 次。
*注：AI 生成内容仅作为邮件草稿建议，发送前建议根据实际客户、产品信息和业务沟通内容进行确认。
5. 支持生成的声明文件类型
声明文件生成页面支持多种常用声明文件类型，适用于保健品、食品原料及相关外贸业务场景。目前，我们支持生成以下 32 种声明文件：
| 英文声明文件类型 | 中文说明 |
|---|---|
| Aflatoxins Statement | 黄曲霉毒素声明 |
| Allergen Statement | 过敏原声明 |
| Animal Origin Free Statement | 非动物源声明 |
| Benzoic Acid Free Statement | 不含苯甲酸声明 |
| Bioterrorism Statement | 生物恐怖主义防护声明 |
| BSE & TSE Statement | 疯牛病及传染性海绵状脑病声明 |
| Country of Origin Statement | 原产国声明 |
| Food Grade Statement | 食品级声明 |
| Gluten Free Statement | 不含麸质声明 |
| Glyphosate Statement | 草甘膦声明 |
| GRAS Statement | GRAS 一般认为安全声明 |
6. 常见问题及解答
问题1：我可以一次生成多份声明文件吗？
可以。您可以在声明文件类型列表中同时选择多份声明文件，也可以点击全选一次性选择全部声明类型。
问题2：没有配置抬头信息可以使用吗？
可以使用。但如果从未完成必填项并保存配置，生成文件中的相关字段会显示系统占位符。完成必填项并保存后，已填写的字段会对应展示，未填写的选填字段会在生成文件中保持为空。
问题3：为什么输出的文件里会有占位信息？
通常是因为尚未填写必填字段并成功保存抬头信息。请先进入抬头信息配置页面，完成必填信息填写并点击保存设置，再重新生成文件。
问题4：为什么生成的文件里部分公司信息未展示？
通常与以下情况有关：1. 对应信息未在抬头信息配置页面填写并保存；2. 当前选择的模板未设置该字段的展示位置；3. 该字段主要用于文件正文内容处理，不显示在页眉、页脚或固定抬头区域中。
问题5：我可以修改生成文件的抬头样式吗？
可以。生成前，您可以在抬头信息配置页面设置默认模板。生成后，如已勾选生成 Word 文档，可下载 Word 文件后根据实际需求进一步编辑抬头样式。
问题6：选择生成 PDF 和生成 Word 有什么区别？
生成的 PDF 和 Word 文件在内容上没有区别，区别主要在于后续用途：PDF 文件格式固定，适合正式发送、存档或直接交付客户；Word 文件便于后续编辑，适合需要进一步调整内容或排版的情况。
问题7：AI 邮件可以直接发送给客户吗？
可以作为参考，但建议发送前根据客户名称、产品信息和实际沟通内容进行确认。
问题8：声明文件生成如何计费？
声明文件生成按产品名称计费。每处理 1 个产品名称，消耗 1 次任务处理数。无论本次选择 1 份声明文件还是多份声明文件，均按 1 次任务处理数计算。AI 邮件回复功能目前限时免费，不消耗任务处理数。
问题9：生成 32 份声明文件会扣 32 次任务处理数吗？
不会。同一产品名称下，即使一次性选择 32 份声明文件，也只消耗 1 次任务处理数。
问题10：如何获取更多生成次数？
您可以查看可用套餐，并根据使用需求选择购买：灵活次包按购买次数使用，适合不定期处理文件的用户；无限畅享包按月订购，有效期内可不限次数使用，适合高频处理文件的用户。此外，系统每天会赠送 1 次免费生成次数，可用于日常轻量使用。